西山区承办会议服务策划

酒店入场迎接服务：1.在开会前几十分钟应将会议室打开，安排二名服务员站在门口迎接主要人员。2.主要人员到达问好，并为其接拿或挂好衣帽。3.引重要的人到预定的坐位上，动作要稳，保证安全。4.主要人员坐定后，送上小毛巾。5.由里外为主要人员沏茶。6.人场完毕后，管好门保持环境安静。凡在主席台上就坐的主要人员，都要为其接挂衣帽，随其到坐位上，为其拉椅让坐。人员坐定后，即送上小毛巾，随即为其沏茶。主讲人在开始讲话时即为其沏茶。随时为其沏茶。在一般情况下，一次续茶在会议开始后几十分钟左右进行，第二次起一般在30分钟左右进行。主讲人每换一位，应更换茶杯（禁止接用茶杯）。随时注意观察在席台就坐的主要人员的动向，随时为其服务和解决问题。要细化会议筹备任务分工，明确任务和责任人，确保每项工作有人负责，特殊情况有人处理。西山区承办会议服务策划

现场服务的主要任务是确保会议各项议程按既定方案执行，维护好主会场和分会场秩序，对出现的特殊情况及时应对处理，确保会议效果。会前几小时左右应再次与各分会场进行联调联试，对会议各要素进行检查落实。检查完毕后至领导同志入场前的准备时间，主会场音频和画面可先切走，播放备用视频，待会议即将开始前再同步显示。会议开始后应密切关注会议进程并提前作好相关准备。比如，领导同志快入场前，镜头应提前切到进场方向；发言人准备发言时，一般提前到发言席就座，画面也要及时切换到位；要关注会场情况，如有违反会场秩序和会风会纪的情况要及时提醒纠正，等等。会议过程中还要及时发现特殊情况，准确研判、快速处置。西山区承办会议服务策划会议报告是会议的主体和重点，在整个会议中占有举足轻重的地位。

主会场布置。应重点考虑两个方面：一方面是供主席台就座人员观看的屏幕。一般设置在主席台与台下会场一排之间位置，且不能对主席台与台下会场人员之间目光交流造成影响。若主席台较宽，应多设置几块屏幕，左右对称，避免主席台就座人员转头向侧面观看。若主席台与台下会场之间距离不够，也可将屏幕设置在会场正后方，屏幕尺寸应满足清晰观看需要，高度要适宜。另一方面是供主会场台下就座人员观看的屏幕。一般布置在两个区域，一是在主席台两侧，面向台下会场，尺寸高度应满足整个会场尤其是后排人员清晰观看需要；二是在主席台与台下会场一排之间，方便台下前排就座人员观看，避免前排人员频繁转头向侧面观看。

会前检查会议开始前，根据会议内容列项检查：如设备设施、会议物品，人员准备情况等：准备大厅指示牌、引导客人到指定会议区域由主办方登记专人指引重要嘉宾到位；会中服务：（1）主席台上湿巾、倒茶水服务其他会议区域根据情况而定客人就位后斟倒茶水或矿泉水（2）会场秩序维持服务，不要让与会无关的人员进入会场保持会场周围的安静不要有噪音或异味影响会议进行。（3）加水清洁服务，会议进行当中适时的为客人添加饮品清理桌面垃圾。（4）委托代办服务，可以为了方便客人帮助客人做符合规章范围内的服务，如帮助客人打印文件递送物品等。（5）应急情况处理：对会议服务员工进行培训如遇到紧急情况如火灾疏散禁坐电梯指引客人迅速从安全通道撤离；失窃做当事人询问笔录、相关人询问笔录；停电、溢水安抚客人迅速找相关人员解决；如遇到病人疾病突发迅速拨打急救中心电话并可以找相关人员在现场展开急症救护等。会前检查，要严格细致。

会议接待服务标准：（1）每天安排一名会议接待员于早上8：00上班，于8：00-8：15分时段完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开及18F会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够的开水。（2）每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。（3）会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前15分钟将茶水准备到位。（4）到岗后检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告；（5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。会议服务运用在现代的各行各业中，随时都体现一个单位的管理水平和行业形象。高新区专业会议服务细节

把会开短是真功夫，是会务组织者和全体与会人员工作作风、业务能力的体现。西山区承办会议服务策划

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。这些资料包括桌椅、茶水、签到簿、名册、会议议程、黑板、白板、笔等。接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分签到、引座、接待三个岗位。西山区承办会议服务策划

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